RECOMENDACIÓN 00991-001
TEXTO DE LA RECOMENDACIÓN:
Evaluar la infraestructura actual: Analizar cómo se asignan, almacenan y gestionan los números de localización de documentos (DLN, por sus siglas en inglés) en los sistemas del IRS (por ejemplo, IDRS, CAF, AMS y servicios electrónicos).
Definir el alcance y la funcionalidad: Determinar qué tipos de documentos (declaraciones, declaraciones modificadas, solicitudes de reembolso, opciones, etc.) se incluirán en el lanzamiento inicial.
Acción del IRS: Recomendado
RECOMENDACIÓN 00991-002
TEXTO DE LA RECOMENDACIÓN:
Diseñar una base de datos de seguimiento centralizada: Crear una plataforma unificada donde todos los datos de la red de localización de distribuidores (DLN) puedan vincularse y actualizarse en tiempo real.
Integrar los sistemas heredados: Conecte los sistemas existentes del IRS (como el sistema de procesamiento de envíos, CAF y administración de cuentas) para enviar actualizaciones de estado a la nueva base de datos de seguimiento.
Desarrollar interfaces de usuario: Vista interna: Para que los empleados del IRS supervisen, actualicen y solucionen problemas con los datos de seguimiento. Vista externa: Para que los contribuyentes y sus representantes autorizados consulten de forma segura el estado de los documentos a través de cuentas en línea.
Acción del IRS: Recomendado
RECOMENDACIÓN 00991-003
TEXTO DE LA RECOMENDACIÓN:
Defina los hitos de estado: Establezca puntos de seguimiento estandarizados, como "Recibido", "En revisión", "Pendiente de aprobación" y "Completado".
Automatice las actualizaciones: Cree flujos de datos automatizados desde los sistemas de escaneo, recepción y procesamiento para actualizar el estado de los documentos en cada etapa clave.
Crear protocolos de manejo de errores: Desarrollar procedimientos para DLN faltantes o que no coincidan y entradas de documentos incompletas.
Acción del IRS: Recomendado
RECOMENDACIÓN 00991-004
TEXTO DE LA RECOMENDACIÓN:
Prueba piloto del programa: Comience con un solo tipo de documento (por ejemplo, declaraciones modificadas) para probar la funcionalidad y la confiabilidad del sistema.
Realizar pruebas de usuario: Involucrar tanto a empleados del IRS como a un grupo de contribuyentes de muestra para evaluar la usabilidad y la claridad.
Perfeccionar en función de los comentarios: Ajustar los procesos y las interfaces antes de la implementación completa.
Acción del IRS: Recomendado
RECOMENDACIÓN 00991-005
TEXTO DE LA RECOMENDACIÓN:
Implementación por fases: Ampliar gradualmente para incluir tipos de documentos adicionales y unidades de negocio del IRS.
Capacitación del personal: Capacitar a los empleados del IRS sobre cómo actualizar, verificar e interpretar los datos de seguimiento.
Campaña de sensibilización pública: Promover el sistema de seguimiento a través de IRS.gov, comunicaciones con los contribuyentes y programas de divulgación para fomentar su adopción.